Comment rédiger une bonne lettre de présentation ?
Nous voilà revenu au cour du problème : une bonne lettre de présentation doit donner envie de lire le curriculum vitae, et ce faisant, respecter trois conditions : ne pas être un simple document de transmission, ne pas faire double emploi avec le curriculum vitae, et être centrée sur le client.
N’est ce pas tenter là de résoudre la quadrature du cercle ?
La preuve du contraire vous est fournie par les trois lettres Nos 4, 5 et 6. Nous allons point par point en analyser les composantes en considérant ces lettres comme des exemples de ce que l’on peut faire et non comme des modèles à suivre passivement.
Votre carte d’identité
Elle doit figurer en haut et à gauche de votre lettre. Il vous suffit d’y indiquer vos nom et prénom usuels, votre adresse, et votre numéro de téléphone. On pourra ainsi facilement vous contacter pour vous donner rendez vous.
La carte d’identité du destinataire
Comme le précise le savoir vivre épistolaire, vous pouvez la mettre à votre gré, à droite et en milieu de page avant le début de la lettre, ou en fin de lettre en bas et à gauche de la signature.
Quant au contenu, deux cas peuvent se présenter
Vous répondez à une petite annonce. Dans ce cas, figure généralement en fin d’annonce la mention « adressez lettre et curriculum vitae », suivie des nom et adresse d’un cabinet de recrutement ou de la société qui recrute. Il vous suffit de reprendre ces éléments pour rédiger la carte d’identité du destinataire.
Vous faites votre propre campagne de prospection. Dans ce cas, vous devez adresser votre lettre de présentation, avec votre curriculum vitae, à la personne chargée du recrutement (le chef d’entreprise ou le directeur du personnel suivant la taille de la société). Ne l’envoyez jamais au président ou au directeur général, comme le recommande Carl Boll. A votre niveau de débutant frais émoulu de l’université, vous n’avez aucune chance d’être reçu personnellement par l’un ou l’autre et aucun espoir de court circuiterie le service du personnel qui peut, de ce fait, prendre ombrage de votre prétention.
Vous pouvez indiquer expressément le nom et le titre de la personne à qui la lettre est destinée, car c’est là un moyen facile de marquer un premier point on vous saura gré de cette délicate attention qui personnalise votre lettre.
Vous pouvez facilement obtenir les noms et titres exacts des directeurs du personnel en compulsant l’annuaire de « l’Association nationale des Directeurs et Chefs de personnel’ », ou plus simplement, en téléphonant aux sociétés qui vous intéressent. Aucune société n’aura l’audace de vous cacher ces précieux renseignements.
Le corps de la lettre
Une bonne lettre de présentation doit inciter le lecteur, au fil des paragraphes, à adopter une certaine démarche d’esprit. Vous devez l’inviter à regarder attentivement votre candidature, puis à lire votre curriculum vitae.., pour en découvrir les points essentiels (que vous lui signalez) avant de vous convoquer à un entretien. La lettre de présentation simule ainsi les grandes étapes du processus de recrutement. De ce fait, elle doit comprendre trois ou quatre éléments, qui ne correspondent pas nécessairement aux paragraphes, car l’art de l’écriture permet de nombreuses variantes sur un même registre.
Premier point : expliquez le but de votre lettre et motivez votre candidature : L’exercice est difficile : il faut toucher au but sans commettre d’impairs et éviter d’emblée les travers déjà signalés. Tous les moyens ne sont pas bons. Gardez vous de tomber dans le panneau de la phraséologie ou dans les sentiers battus des formules plates.
Nous avons énuméré ci dessous un certain nombre d’exemples. Toutes les variantes sont possibles à condition de ne pas perdre de vue le « client ». Lui seul est juge et roi...
Cela dit, vous pouvez justifier votre candidature, entre autres, de quatre manières
En répondant à une annonce. C’est le cas le plus facile. Vous reprenez les éléments précis de l’annonce à laquelle votre lettre de présentation est à proprement parler une réponse. La formule ci dessous a le mérite à notre avis d’être simple, directe et sans ambiguïté. Veuillez trouver ci joint mon curriculum vitae que j’adresse selon les références de votre annonce parue le... dans...
En indiquant la raison pour laquelle vous postulez un emploi dans cette firme. Exemple : la lettre adressée au directeur du personnel de la société Procter & Gamble, réputée pour la qualité de sa formation marketing : Votre société, par sa réputation et le dynamisme de ses activités, est de celles qui attirent un jeune diplômé qui souhaite faire carrière dans le domaine du marketing.
En saisissant un prétexte. Cela peut être, par exemple, une suggestion d’un professeur connu du directeur de personnel auquel vous écrivez Monsieur Jean Dubois, professeur d’informatique de gestion à l’École Supérieure de Commerce, pour lequel j’ai rédigé un mémoire sur la lettre de change relevée, m’a conseillé de prendre contact avec vous car je souhaiterais vivement faire carrière dans le secteur bancaire.
Ou encore, une conférence faite par ce dernier dans votre école : Les perspectives de carrière dans votre banque, que vous nous aviez tracées lors de votre conférence du 10 janvier à l’École des Hautes Etudes Commerciales, m’avaient à l’époque vivement intéressées. Aussi, arrivant au terme de mes études, souhaiterais je y faire carrière dans les services d’analyse financière.
Dans les deux cas l’objectif est atteint. Dans le premier paragraphe d’ouverture, l’attention du destinataire est doublement attirée par la recommandation discrètement évoquée du professeur et par la qualification du candidat (« Sup de Co » + un mémoire sur la lettre de change relevé). Dans le second paragraphe d’ouverture, le rappel de la conférence ne peut jouer qu’en faveur d’un candidat aussi attentif le directeur du personnel se sentira personnellement flatté !
En mettant l’accent sur le caractère original de votre formation ou de votre expérience. Tel est le cas de la lettre n°6, écrite par Jean Michel Arnault dont on a analysé plus haut le curriculum vitae. Écrivant à une société axée sur le marché des jeunes, il joue à fond la carte de son mémoire de sociologie qui couvre le même domaine. Qui plus est, il fait preuve et d’une connaissance précise du domaine d’activité de la société à laquelle il s’adresse (sa lettre est ainsi personnalisée) et d’une maîtrise de la langue du marketing il parle, à propos des jeunes, de segment de clientèle : Ayant eu l’occasion, durant ma maîtrise de sociologie, de rédiger un mémoire sur le marché des jeunes, j’ai pensé que ma connaissance de ce marché, bien que limitée, pouvait intéresser votre société particulièrement tournée vers ce segment de clientèle dans le cadre de ses services de vente de marketing.
On peut être sûr qu’à la lecture de ces quelques mots, le directeur du personnel sera tenté ipso facto de convoquer le candidat pour connaître les tenants et aboutissants de son mémoire et juger de l’opportunité de le recruter. On ne peut mieux « taper dans le mille »...
Deuxième point : invitez expressément le lecteur à prendre connaissance de votre curriculum vitae : N’y allez pas par quatre chemins. Dites le lui franchement. N’attendez pas la dernière ligne de votre lettre pour mentionner, en petits caractère « P.J : un C.V. », cela n’a rien de motivant. Abattez vos cartes en présentant votre curriculum vitae comme le document clef, qui justifie votre candidature.
Proscrivez les formules lourdes, style « grosse perche tendue » « Je vous invite par conséquent à prendre connaissance de mon curriculum vitae. »
Écrivez plutôt, en usant d’un ton déférent et suggestif : C’est pourquoi je vous prie de bien vouloir trouver ci joint mon curriculum vitae.
Troisième point : explicitez les raisons de votre candidature : Votre premier paragraphe a éveillé l’intérêt du lecteur. Le second a attiré son attention sur votre curriculum vitae. Votre troisième paragraphe doit renforcer son intérêt en explicitant la raison pour laquelle vous posez votre candidature, à un poste donné.
Trois cas peuvent se présenter : Vous répondez à une annonce. Votre profil vous semble correspondre à ce que recherche l’employeur qui a inséré l’annonce. Vous tenez là la raison de votre candidature. Le texte de votre réponse vous est dicté par les termes mêmes de la définition de poste. Il vous suffit de rédiger ainsi votre troisième paragraphe « Les qualités que vous recherchez semblent correspondre à celles que j’ai développées au cours de mes études et de mes stages... »
Ou bien, plus précisément : « Les qualités que vous recherchez correspondent à celles que j’ai essayé de développer au cours de ma formation, orientée vers la distribution, et au cours de ma jeune expérience acquise dans un super marché. »
Vous faites votre propre campagne de prospection et votre formation ou votre expérience est quelque peu originale. Vous devez profiter de ce paragraphe pour signaler, à l’attention du lecteur, le ou les aspects originaux de votre formation ou de votre expérience qui font de vous un candidat particulièrement qualifié (ou plus compétent que les autres) pour exercer le poste qui vous intéresse. A cet effet, vous pouvez partir de votre curriculum vitae et écrire dans une lettre envoyée au rédacteur en chef d’un journal : « Comme vous pourrez le constater, j’ai acquis une jeune expérience journalistique en rédigeant une dizaine d’articles pour Ouest France. » Ou bien, dans une lettre envoyée au directeur du personnel d’une société de services en informatique « Comme vous pourrez le constater, je me suis spécialisé dans le traitement en temps réel, en rédigeant un mémoire de fin d’études sur l’automatisation des hauts fourneaux. »
Vous pouvez également faire état dans ce paragraphe de quelques unes de vos performances. Mais soyez circonspect : ne donnez pas l’impression fâcheuse d’entonner ici un hymne à votre gloire ! Vous pouvez, par exemple, écrire « En tant que stagiaire dans les services financiers d’un laboratoire pharmaceutique, j’ai contribué à la mise au point d’un système permettant de réduire le temps de traitement des commandes de 30 % et de diminuer le niveau des stocks de 20 %. »
Mais évitez les formules du genre : « Durant mon stage à l’Agence Courcelles de la Banque Nationale de Paris, j’ai entièrement réorganisé le service des titres. »
Vous faites votre propre campagne de prospection et vous n’avez rien d’original à signaler. Ne cherchez pas à vous façonner une expérience ou des performances. Seule la vérité paie. Vous pouvez facilement trouver une bonne porte de sortie en reconnaissant votre état.., et votre volonté de l’améliorer. On appréciera votre franchise et votre réalisme. Témoin la lettre : « Si mon expérience est encore limitée, elle doit s’apprécier en tenant compte de mon très vif désir et de ma volonté de l’étendre et de l’approfondir. »
Quatrième point sollicitez un rendez vous : C’est le point final de votre message : vous devez suggérer au lecteur de prendre à votre encontre une décision celle de vous convoquer pour une entrevue.
Ne ratez pas votre sortie. Soyez élégant et bien élevé jusqu’au bout. Avant tout n’inversez pas les rôles étant solliciteur d’un emploi, vous ne pouvez pas vous permettre d’écrire : « Je pense qu’il serait souhaitable que nous convenions d’un rendez vous qui nous permettrait un échange de vues constructif. » Ou bien « Si ma candidature vous intéresse, je serais heureux de rencontrer vos représentants à Paris dans les prochains jours. »
La meilleure voie nous paraît être celle de la suggestion discrète : « Je serais très heureux de pouvoir vous donner de vive voix les renseignements complémentaires que vous pouvez désirer. » Ou bien : « Je serais heureux de pouvoir vous donner de plus amples détails au cours d’un entretien. » Si nécessaire, « l’appel du pied » peut être confirmé en indiquant quelques renseignements complémentaires
« Pour me fixer rendez vous, vous pouvez me joindre aisément :
- Aux heures de bureau en téléphonant à...
- Le soir , a mon domicile, en appelant à...
- Ou en écrivant à l’adresse ci dessus.
Il vous reste ensuite à conclure, par une formule de politesse correcte. Une seule formule s’impose : « Je vous prie d’agréer ou « Veuillez agréer », Monsieur, l’assurance ou l’expression de ma considération distinguée ou de ma respectueuse considération .
Et n’oubliez pas de signer votre lettre !